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Auditoria de proyectos de Tecnología (Parte 2)

Evaluación de factibilidad

Objetivo: El objetivo es buscar anomalías en la continuidad del proyecto  el proyecto o las malas decisiones tomadas en esta fase del proyecto o programa. Busca los pasos que indican procesos de aprobación pobres o la falta de gobernabilidad

Que buscar:

  1. Determinar si un estudio de viabilidad del proyecto ha sido redactado y aprobado por la administración  y el departamento de sistemas.
    • El estudio de detalla claramente el ámbito del proyecto?
    • Hay un plan de gestión de los proyectos incluidos
    • Tiene un presupuesto detallado del proyecto incluido?
    • El presupuesto parece realista? (Y cuanto está asignado para contingencias?
    • El nivel adecuado de gerencia ha revisado y aprobado el estudio?
    • ¿Qué disposiciones se han tomado para casos de retrasos y cambios imprevistos? (OJO. Acá es fundamental la revisión del Plan de Riesgos)
    • Determine si el equipo del proyecto ha establecido un plan de proyecto.
  • – ¿El plan está escrito?
  • – ¿Los plazos son realistas?
  • – ¿Son las fases críticas determinadas?
  • – ¿El plan exige que la gerencia y usuarios finales autoricen continuar  con el proyecto en puntos específicos?
  • – ¿El proyecto puede ser cancelado por razones especificas?
  • – ¿El plan planteaba riesgos clave en el proyecto?  Las estrategias de reducción del riesgo existen  y hay un proceso en curso para actualizar y revisar el registro de riesgos?
  • Determine si el plan del proyecto incluye todas las fases que requiere un proyecto iniciación, desarrollo, pruebas, capacitación, reconversión, y la implementación
    – ¿Cubre todas las aplicaciones y áreas involucradas?
    – ¿Cubre todos los fabricantes o proveedores?
    – ¿Cubre todas las interfaces hacia y desde la aplicación? (OJO)
    – ¿Todas las personas involucradas en el proyecto entienden su nivel de participación, funciones y responsabilidades?
    – ¿Cubre hardware y software upgrades, supresiones o cambios?
  • Determine si el plan de proyecto fue seguido y algunas desviaciones documentadas, incluyendo extensiones del horario o atrasos inesperados.
    ¿- Está todas las desviaciones documentadas?
    ¿- Todas las extensiones y atrasos son aprobados por el equipo de proyecto y gerencia?
    ¿- Está todas las partes pertinentes notificadas de cualquier extensión o cambio en el  proyecto?
  • Determine si la propuesta /contrato comercial para el sistema incluyó toda información pertinente:
    – Las justificaciones para el proyecto
    – El alcance del proyecto
    – Las restricciones del proyecto (ver aspectos financieros, el humano, y el software)
  • Costos y beneficios del proyecto
    1. Planes y cronogramas detallados
    2. Requerimientos de usuario
    3. Expansión, crecimiento y escalabilidad. Este último factor frecuentemente es ignorado, sin embargo, el hacerlo implica costos elevados a futuro.
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  1. Williams Siles
    octubre 9, 2010 en 4:27 pm

    Salvo error en mi interpretación, y dejando sobre entendida la importancia de los estudios de factibilidad / viabilidad y estimación del ROI desde el inicio del proyecto, entiendo que cuando se menciona que el departamento de Sistemas debe participar en los procesos de redacción y aprobación de los estudios de vialidad no solo hace referencia al área de Desarrollo sino también a las áreas encargadas de mantener y garantizar la operativa continua y del mantenimiento a la plataforma tecnológica de la empresa. Incluso tal vez pueda considerarse un punto de control que prevenga de plantear un proyecto que no pueda ser aplicado a la infraestructura y/o proyecciones que se pueda tener en el área de Sistemas.
    Ésta participación entra en concordancia con lo detallado en la primera parte, en el sentido de que el equipo del proyecto debe ser conformado por las áreas pertinentes.

    Asimismo, considero que cuando se menciona que la gerencia y usuarios finales autoricen a continuar el proyecto en puntos específicos, se incluye tanto a usuarios finales como al patrocinador del proyecto, como principal interesado en el éxito del mismo.

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